08. BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Siklus Proyek

Pada dasarnya suatu proyek dikembangkan dari suatu ide atau gagasan untuk mewujudkan sesuatu yang dinyatakan dalam bentuk konsep. Pengembangan suatu proyek mulai dari konsep sampai menjadi suatu output (bangunan), pada umumnya melalui enam tahapan yaitu Konsep dan studi kelayakan (Concept dan Feability Study), Rekayasa dan perancangan (Engineering and Design), Pengadaan (Procurement), Pelaksanaan (Construction), Memulai dan penerapan (Start Up and Implementation) dan pemeliharaan dan persiapan penggunaan (Maintenance and Start-up). Bentuk paling umum untuk memperoleh jasa kontraktor maupun pengadaan bahan dan peralatan yang dibutuhkan adalah pelaksanaan pelelangan.
Kemajuan IT dalam industri konstruksi, khususnya dalam sistem pengadaan barang dan jasa membawakan dampak terhadap sistem pelelangan via internet atau lebih dikenal dengan e-procerument. E-procerument sangat dianjurkan dalam pelaksanaan industri konstruksi karena ini mewujudkan salah satu visi Pemerintah yang bebas, bersih dari unsur korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).
E-Procerument adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan dengan transaksi secara penuh interaktif melalui media elektronik (internet) antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Tujuan penyelenggaraan e-procerument adalah untuk menciptakan transparansi, efesiensi dan efektifitas serta akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa melalui media elektronik antara panitia dan penyedia jasa.
Dalam tugas akhir ini, akan dibahas dan diteliti kesiapan kontraktor untuk mengikuti e-procurement dari sisi infrastrukturnya dan penyediaan fasilitas serta potensi kendala yang akan dihadapi dalam penggunaan tender online juga dipaparkan bagaimana solusi dari ketidaksiapan kontraktor ini untuk mengikuti e-procurement.


2.2. Pengadaan Barang dan Jasa
Pengadaaan barang / jasa atau yang lebih dikenal dengan lelang dilakukan pada semua pihak baik dari pemerintah maupun swasta. Pengadaan barang / jasa pada pemerintah diartikan dengan kegiatan pengadaan barang / jasa yang dibiayai dengan APBN / APBD baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun penyedia barang / jasa. (Mulyadi, 2005).
Menurut Keppres No 80 tahun 2003, lelang adalah proses pengadaan barang / jasa yang dilakukan oleh pemerintah buat penyedia dan kontraktor.
Lebih jelasnya lagi lelang adalah suatu bentuk penjualan barang didepan umum kepada penawar tertinggi. Lelang dapat berupa penawaran barang tertentu kepada penawar yang pada mulanya membuka lelang dengan harga rendah kemudian semakin naik akhirnya diberikan kepada calon pembeli dengan harga tertinggi, sebagaimana lelang ala Belanda (Dutch Auction) atau yang disebut dengan lelang naik. (Mulyadi, 2005).


2.3. E-procurement
Perkembangan pemakaian internet yang sangat pesat juga menghasilkan sebuah model perdagangan eletronik yang disebut Electronic Commerce (E-commerce). Secara umum dapat dikatakan bahwa e-commerce adalah system perdagangan yang menggunakan mekanisme elektronik yang ada di jaringan internet. E-commerce inilah sebagai landasan munculnya Electronic Procurement (E-procurement) yang mengkhususkan perdagangan pada pengadaan barang/jasa. Hal ini merupakan warna baru dalam dunia perdagangan, dimana kegiatan perdangan tersebut dilakukan secara elektronik dan online. Pembeli tidak harus dating ke took dimana dia memilih barang secara langsung, melainkan cukup melakukan browsing di depan computer untuk melihat daftar barang dagangan secara elektronik.
Jika sudah memutuskan untuk membeli, maka cukup mengisi beberapa formulir yang disediakan, kemudian mengirimkannya secara online. Pembayaran bias dilakukan dengan kartu kredit atau transfer bank, dan kemudian pulang ke rumah menuggu barang datang.
Dalam pelaksanaannya, e-commerce maupun e-procurement menimbulkan beberapa isu menyangkut aspek hukum perdangan dalam penggunaan sistem yang terbentuk secara online networking management tersebut. Beberapa permasalahan tersebut antara lain menyangkut prinsip-prinsip yurisdiksi dalam transaksi, permasalahan kontrak dalam transaksi elektronik, masalah perlidungan konsumen, masalah pajak (taxation), kasus-kasus pemalsuan tanda tangan, dan sebagainya.
Dengan berbagai permasalahan yang muncul menyangkut perdagangan via internet tersebut, diperlukan acuan model hukum yang dapat digunakan sebagai standar transaksi.
Beberapa isu tentang aspek hukum perdagangan berkaitan dengan penggunaan system yang terbentuk secara online networking management adalah: (mulyadi, 2005)
1. Prinsip yurisdiksi dalam transaksi
Sistem hukum tradisional yang sudah mapan, memiliki prinsip-prinsip yurisdiksi dalam sebuah transaksi, yaitu menyangkut tempat transaksi, hukum kontrak dan sebagainya. E-procurement melahirkan masalah penerapan konsep yuridiksi dalam transaksi tersebut. Tempat transaksi dan hukum kontrak harus ditetapkan secara lintas batas, baik regional maupun internasional, mengingat sifat cyberspace yang borderless atau tidak mengenal batas-batas suatu negara.



2. Kontrak dalam transaksi elektronik
Kontrak dalam hal ini merupakan bukti kesepakatan antara kedua belah pihak yang melakukan transaksi komersial. Permasalahannya, hukum Negara mengenai perdagangan / pengadaan barang/ jasa konvensional menganggap transaksi komersial sebagai suatu yang valid, berkekuatan penuh, dan tanpa syarat yang spesifik untuk direduksi ke dalam bentuk tertulis atau yang juga dikenal dengan istilah paper based transaction. Hingga saat ini kontak pada e-procurement masih belum dapat dilakukan secara online.

3. Perlindungan penyedia barang/ jasa
Masalah perlindungan ini merupakan faktor utama dalam keberhasilan sebuah e-procurement. Hal ini dikarenakan penyedia barang/ jasa merupakan pihak yang menentukan kelangsungan hidup pengadaan barang/ jasa elektronik tersebut. Masalah yang terjadi dalam kaitannya dengan pelindungan ini adalah kecurangan yang dapat dilakukan dalam pengadaan barang/ jasa mengingat keberadaannya. Masalah tentang keberadaan pengadaan barang/ jasa yang dapat terjadinya proses korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN).

4. Pemalsuan tanda tangan digital
Di dalam transaksi tradisional, kita mengenal adanya tanda tangan. Tujuan suatu tanda tangan dalam suatu dokumen dalam memastikan otentisitas dokumen tersebut. Transaksi elektronik juga menggunakan tanda tangan digital atau yang dikenal dengan digital signature. Untuk saat ini masih ditakutkan penanda tangan melalui digital karena masih kemungkinan pemalsuan yang sangat tinggi. Pemerintah Republik Indonesia saat ini telah mengajukan Rancangan Undang-Undang Republik Indonesia tentang informasi dan Transaksi Elektronik yang mana teknik, metode, sarana, atau proses pembuatan tanda tangan elektronik memiliki kedudukan hukum yang sah selama memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam undang-undang tersebut.

2.3.1. Definisi E-Procurement
Beberapa definisi e-procurement dari berbagai sumber yaitu:
1. Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) : e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet. (www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary).
2. Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa. (http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar).
3. Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain. Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli. (http://www2.automation.siemens.com/meta/ebusiness/html_76/glossar/glossar_e.htm).
4. Menurut Wikipedia : e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan trend Supply Chain Management yang terkomputerisasi. (http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement).
5. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak. (www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf).
6. Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-procurement menyebutkan bahwa e-procurement adalah nama lain untuk pembelian barang dan jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet dengan pemasok-pemasok. (www.ploug.org.pl/interesujace_teksty/eProcurement_White_Paper_Final.pdf).
7. Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer dalam jurnal “Moving Procurement Systems to The Internet” (2003) menyebutkan e-procurement adalah teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.• Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik.• Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik.
8. Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan e-purchasing.
9. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi menghilangkan “pengadaan karya”. Fitur E-Procurement Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan.


2.3.2. Fitur E-Procurement
Fitur utama e-procurement meliputi :
1. Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
2. Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
3. Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
4. Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
5. Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.

Chartered Institute of Purchasing and Supply memperkirakan bahwa bekerja dengan lebih dekat kepada para pemasok umumnya dapat mengurangi biaya pembelian hingga 10%. Peningkatan dalam layanan pelanggan dapat memungkinkan sebuah perusahaan dengan para pelanggannya mampu menempatkan dan melacak pesanan-pesanan kapanpun. Informasi pelanggan yang akurat dapat memungkinkan menyesuaikan aktivitas pemasaran, produk, dan layanan bagi kebutuhan pelanggan.

2.3.3. E-katalog
E-Catalog adalah suatu versi elektronik dari katalog tertulis pemasok yang berisi nama produk, deskripsi, ilustrasi, dan lain-lain. Harapan pengguna telah meningkat secara dramatis pada tahun-tahun terakhir sebagai akibat dari pengalaman pribadi mereka berbelanja di internet. Sarana e-procurement diperlukan untuk menawarkan fungsionalitas yang sama-sama berstandar tinggi ini dalam upaya mempertahankan kepuasan pengguna. Punch Out adalah suatu jenis integrasi online yang memberikan kepada organisasi-organisasi kemampuan untuk menggunakan situs-situs web pemasok mereka yang ada. Pelanggan dapat mencari, memilih dan menyusun barang-barang untuk dibeli sekaligus mempertahankan kegunaan dari situs web pemasok mereka. Item-item kemudian dibawa kembali kepada sistem milik pembeli untuk pengiriman dan persetujuan dalam cara normal. Ketika Punch Out telah berhasil diawali, pemasok tersebut dapat menyajikan tampilan data yang disesuaikan, berdasarkan dengan sebuah kontrak standar.

2.3.4. Manfaat e-procurement
Manfaat E-Procurement Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya (http://EzineArticles.com/?expert=Seth_Miller ) keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar 85% (delapan puluh lima persen).
E-procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar. Banyak perusahaan telah menerapkan e-procurement dengan sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan dolar AS. Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati pengembalian yang mencapai 300% dari investasi awal dalam hanya tiga tahun. Jumlah keberhasilan yang meningkat menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan keuntungan e-procurement. Hal ini menandakan sebuah optimisme terhadap otomatisasi meskipun dalam perlambatan ekonomi dunia. Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan e-procurement.
E-procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain).
Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur.
Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya, membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian. Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang tersebut.
Singkatnya seperti yang disebut dalam (http://www.icfaipress.org/Books/E-Procurement_overview.asp) , nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi :•
1. Pengurangan biaya pengadaan
Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.• Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi.
2. Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.• Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.
3. Otomatisasi tugas-tugas repetitif :
Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.

Dalam paper E-Procurement Benefits (http://emarketplace.lgaq.asn.au/lgaq/resources/eMarketplace/e-procurement%20Benefits.doc ), disebutkan beberapa manfaat e-procurement yang meliputi :
1. Penghapusan biaya administrasi.
Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless/Softcopy). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan. Mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan mengotomatiskan pekerjaan kunci menghemat waktu mereka dan lebih lanjut menghemat dana dewan. Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business School yang menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional dengan e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100).

Table 2.1.
Function tradisional Process E-procurement
Requisition Generation 66.76 29.2
Requisition Distribution 7.36 0.0
Order Generation 8.87 1.5
Order Distribution 1.87 0.0
Expediting 0.91 0.3
Goods Receipt 3.83 1.5
Invoice Processing 10.40 0.7
TOTAL 100.0 33.2


2. Pemotongan biaya pembelian.
E-procurement tidak secara intrinsik mengurangi biaya pembelian, namun mendorong organisasi untuk mencapai tujuan ini dengan cara berikut:•
- Dengan mengenalkan sebuah sistem yang dapat digunakan dengan mudah oleh orang-orang dan dengan senang menggunakannya, memungkinkan setiap orang di organisasi menyesuaikan dengan aturan pemasok yang dipilih dan oleh karena itu meningkatkan kemampuan membeli organisasi terhadap supplier yang dipilih.
- Ketika bertransaksi dengan pemasok secara elektronik, pemasok-pemasok menjadi lebih sering memberikan diskon karena biaya administrasi mereka lebih rendah.
- Dengan mengurangi pembelian yang tidak terawasi oleh dewan, para pemasok dapat menjadi lebih berkomitmen terhadap perjanjian-perjanjiannya karena lebih terjamin untuk memperoleh bagian yang lebih besar dari pengeluaran dewan.

3. Pemotongan waktu siklus pembelian.
Dalam banyak dewan, waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar.

Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.
Ketika mencoba untuk menghitung manfaat bagi dewan dari segi pengurangan waktu siklus pembelian, adalah penting bahwa banyak pembelian merupakan hal kritis dan akan diuntungkan karena peningkatan efisiensi, keluar dari sistem yang ada. Hal ini menjadi sulit untuk menghitung manfaat biaya yang akurat.

4. Kontrol manajemen yang lebih besar.
Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan. Di samping mempersenjatai profesional pengadaan dengan informasi yang dibutuhkan untuk memanage dengan efektif, e-procurement bertujuan mengurangi beban administratif yang berarti bahwa mereka dapat memfokuskan pada pengambilan keputusan yang lebih proaktif.


5. Sesuai kebutuhan user (user compliance)
Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. Mereka menemukan cara-cara lain untuk membeli, apakah dengan menempatkan pesanan secara langsung kepada pemasok atau menggunakan kartu kredit atau uang tunai. Hal ini dikenal dengan pembelian yang tidak terawasi (“maverick purchasing” atau “rogue spending”), walaupun bagi banyak pengguna yang sungguh mencoba membeli sesuatu untuk menyelesaikan pekerjaan bukanlah “maverick” (tidak terkendali, bebas), tetapi demi kepentingan organisasi. Ketika mereka menggunakan sistem tradisional, mereka kadang harus melakukan panggilan telepon kepada pemberi wewenang yang berbeda-beda atau kepada pembeli untuk mempercepat transaksi.


Berikut adalah masalah yang muncul sebagai akibatnya.
1. Nilai terbaik tidak diperoleh. Pembeli yang tidak terawasi tidak dapat mengeluarkan persyaratan-persyaratan seperti organsisasi yang karena jarang digunakan oleh pemasok yang dipilih.
2. Pembelian melampaui sistem sehingga tidak dapat dianalisa dan oleh karena itu informasi manajemen yang berarti sulit dihasilkan. Akhirnya, hal tersebut dapat memunculkan masalah internal yang dapat dihindari.
E-procurement menyediakan pengguna suatu cara mengadakan barang yang umumnya lebih cepat bahkan daripada metode yang bebas. Mereka dapat dengan cepat menyelesaikan pesanan pada layar dengan interface yang user-friendly. Mereka dapat melacak perkembangan pesanan mereka pada tahap manapun dari rantai persetujuan dan dapat diinformasikan secara elektonik untuk pengiriman barang dari pemasok.
6. Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.
E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS, e-marketplace, dan sistem pemasok tidak membutuhkan campur tangan manusia. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.

7. Pekerja pengetahuan (knowledge workers).
Pendiri Microsoft, Bill Gates, dalam bukunya Business @ the Speed of Thought (1999) menggambarkan efek dari penempatan solusi e-procurement pada Microsoft. Di samping penghematan sekitar 140 juta dolar per tahun, efek mendasar dari penerapan tersebut adalah peralihan staf menjadi “knowledge workers”. Istilah ini menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form, karena semuanya dikomputerisasi dan staf-staf diberi informasi untuk memanage pengadaan, daripada “di-manage olehnya”. Mengubah staf menjadi knowledge workers menghasilkan produktivitas yang lebih baik dari seluruh dewan. Hal ini tidak hanya berlaku bagi staf pembelian tetapi bagi seluruh orang yang terlibat dalam proses pengadaan yaitu penyusun pesanan, pemberi wewenang, manajer, staf keuangan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan end-user untuk fokus sepenuhnya pada tugas mereka sendiri dengan dukungan suaut sistem pengadaan yang efektif, dan staf pengadaan dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas administratif yang seringnya tidak berarti ke strategi dan analisis pengadaan. Pengadaan oleh sebuah organisasi dapat digolongkan sebagai pengadaan MRO (Maintenance, Repair, and Operating) dan pengadaan langsung. Pengadaan MRO terdiri dari semua pembelian tidak langsung yang meliputi perlengkapan kantor, suku cadang mesin, komputer dan asesorisnya, dan dapat juga meliputi jasa seperti travel, kurir, dan sebagainya. Walaupun hal ini menggambarkan hanya sebagian kecil persentase pengeluaran total sebuah perusahaan, untuk perusahaan besar nilai itu bisa jadi besar. Jumlah total pengadaan MRO bervariasi dari 10% untuk seluruh pengadaan untuk organisasi bidang manufaktur hingga 60% untuk organisasi pelayanan seperti bank dan konsultasi keuangan lainnya. Keuntungan menggabungkan sebuah model e-procurement untuk MRO adalah bahwa proses-proses tersebut lebih cepat dan oleh karena itu mengurangi ketergantungan. Untuk model langsung, dalam melihat volume besar transaksi repetitif, keuntungannya terletak pada integrasi solusi e-procurement dengan sistem perencanaan produksi perusahaan dan manajemen inventori. Kebanyakan sistem sisi penjualan menangani transaksi yang lebih sederhana seperti suplai MRO. Sistem sisi penjualan memungkinkan penjual berinteraksi dengan banyak customer sekaligus, organisasi customer mungkin harus mengintegrasikan sistem mereka dengan banyak solusi tergantung jumlah pemasok. Keuntungan menggunakan solusi ini, dibandingkan dengan yang tradisional bagi sebuah organisasi customer yaitu dalam hal peningkatan nilai customer melalui manajemen biaya/waktu yang efisien dan kemampuan akses yang mudah. Sistem end-user pembelian berinteraksi dengan sistem informasi internal seperti Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan sistem mengotomatisasi sebagian transaksi, sehingga meningkatkan kecepatan penanganan transaksi serta mengurangi biaya pemrosesan. Pemasok-pemasok juga dapat memperoleh manfaat dari e-procurement
. Mereka dapat meniadakan katalog tercetak melalui Electronic Data Interchange (EDI) dan e-mail. Manajemen inventori menjadi lebih mudah melalui peringatan dan update otomatis, secara simultan memungkinkan pembeli memberitahu pemasok-pemasok secara otomatis untuk pembayaran pasangan yang diperbarui. Memanage akun-akun yang diterima juga menjadi lebih ringkas bagi mereka.
(http://ebisnis.wordpress.com/materi/e-procurement/, 2009)





2.3.5. Tujuan E-Procurement.
James E. deMin dari Infonet Service Corp. menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement adalah sebagai berikut :
1. Untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli (buyers), pemasok (supplier), dan pengguna (users).
2. Untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan tersebut.•
3. Untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor.
4. Untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan.• Untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien.
5. Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.
6. Untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya.
7. Untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis.•
8. Mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.

2.3.6. Halangan Dalam Penerapan E-Procurement
Walaupun tren-tren yang ada positif, ada halangan dalam penerapan e-procurement. Banyak bisnis kecil dan menengah lambat dalam pengadaan secara online, karena batasan-batasan dalam mengintegrasikan platform pengadaan dengan sistem yang sudah ada dan kurangnya standar data. E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan berpartisipasi. E-procurement mempengaruhi setiap fungsi dalam perusahaan dan dapat berkembang melampaui proses procurement saja. Hal ini dapat memperkenalkan pemasok baru dan peran baru bagi pemasok yang ada seperti bank dan perusahaan logistik. Dalam banyak kasus, prosedur pengendalian keuangan dan kebijakan komitmen harus disesuaikan, di mana kegagalan terhadap hal ini akan berpengaruh negatif pada pengembalian investasi.
Beberapa dari masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin menerapkan solusi e-procurement yaitu :
1. Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik.
2. Pencarian pemasok baru.
3. Kebutuhan akan kolaborasi yang kuat.
4. Kemampuan untuk menyampaikan.
5. Biaya transaksi.
6. Pada keadaan tertentu, ketersediaan content dan transparansi proses.
Bagaimana Mengetahui Apakah E-Procurement Tepat Bagi PerusahaanPenerapan e-procurement sering benar-benar memfasilitasi pembelian berbasis katalog bahan-bahan tidak langsung seperti perlengkapan kantor. Pengembalian investasi (Return on Investment, ROI) dari penerapan-penerapan tersebut cukup baik. Penghematan pada perlengkapan kantor dapat meningkatkan laba sejauh ini. Melangkah melampaui tahap ini, yaitu ke bahan-bahan langsung, dan bermacam-macam layanan yang dibeli sebuah perusahaan, seperti konsultasi, audit, atau pemeliharaan gedung, adalah sulit. Jika sebuah perusahaan melakukan pembelian besar-besaran bahan mentah penting yang strategis atau komponennya, biasanya dalam perjanjian jutaan dolar. Perjanjian semacam ini sering dinegosiasikan lebih dari berminggu-minggu dan berbulan-bulan, mengatur suplai hingga setahun ke depan. Dalam lingkungan seperti itu, e-procurement menambah nilai yang kecil. E-procurement dapat memberikan lebih daripada harga yang lebih murah. Pengaruhnya lainnya dari karakteristik hasil pengembangannya seperti produktivitas yang lebih baik, peniadaan pembelian yang tidak terawasi, tidak terencana, atau mendadak, dapat menghasilkan ROI yang lebih tinggi daripada apa yang dapat dicapai dengan memperoleh harga yang lebih murah. “Keuntungan dari e-procurement bergantung pada perusahaan anda dan apa yang dibeli perusahaan”, Scott Elliff, presiden Capital Consulting and Management, menyimpulkan. Elliff mengatakan bahwa seorang CIO yang mengevalusai pro dan kontra e-procurement mempertanyakan beberapa pertanyaan seperti :
- Apakah nilai dari pengeluaran tinggi atau rendah?
- Apakah produk atau komoditas dapat dipertukarkan atau tidak?
- Apakah banyak atau sedikit kompetisi?
- Seberapa efisien proses internal anda?
Daripada terburu-buru untuk mengotomatisasi hanya demi pengotomatisasian, hal-hal di atas adalah faktor yang membutuhkan pertimbangan.
Mengukur Manfaat E-Procurement Dalam artikel “Measuring E-Procurement Benefits” oleh David Eakin dibahas bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh oleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Berikut adalah poin-poin ringkasan pembahasan tersebut.

2.3.7. Penggolongan Manfaat
Hard benefits (langsung dapat diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan pengurangan biaya proses.
Soft benefits (manfaat tidak langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk dihitung jumlahnya secara akurat. Misalnya yaitu, waktu individual yang terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup dapat menunjukan kemajuan.
Intagibles (aset yang bukan berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat diukur dari segi finansial. Adalah penting untuk tidak menganggap soft benefits yang dapat diukur sebagai intangibles, karena mengakibatkan pengukuran menjadi lebih sulit. Intangibles misalnya berupa :
1. Perubahan kultur/budaya
2. pengenalan strategic sourcing sebagai market differentiator jangka panjang, perubahan sikap pengguna, dan kemudahan penerapan proses internal kelas dunia. E-platform
3. e-procurement sebagai langkah menuju struktur-struktur pemberi nilai tambah.
4. Persetujuan keuangan untuk semua pengeluaran.
5. kemampuan untuk menjamin bahwa semua pengeluaran memenuhi standar organisasi.
6. Kemampuan menilai performa pemasok yang tinggi : feedback yang “live” dari pengguna kepada pembeli.

2.3.8. Definisi Manfaat (Penentu-penentu penghematan/savings drivers.)
1. Manfaat yang berhubungan dengan transaksi.
2. Manfaat yang berhubungan dengan kesesuaian terhadap kebutuhan
3. Manfaat bagi manajemen informasi.
4. Manfaat yang berhubungan dengan harga.
5. Manfaat yang berhubungan dengan pembayaran.

2.3.9. Proses Mengukur Manfaat E-Procurement
Setelah penentu-penentu kunci penghematan telah dikenali dan lingkup pengeluaran pengadaan yang diterapkan disetujui, sebuah proses pengukuran perlu dibentuk untuk mengambil kunci pengukuran. Hal ini meliputi :
1. Tujuan melacak manfaat atau penentunya.
2. Penetapan dasar untuk melacak manfaat atau penentunya.
3. Pengaruh tangible (hard dan soft benefits) pada masing-masing penentu.
4. Proses yang mana dapat diperoleh datanya.
5. Frekuensi dari bagaimana pengukuran ini dilakukan.
6. Ukuran-ukuran manfaat.
7. Risiko-risiko yang berhubungan dengan pengukuran tersebut.

2.3.10. Sarana Mengukur Manfaat E-Procurement.
Database dan form-form realisasi manfaat.Dalam rangka merekam dan mengawasi secara sentral penghematan yang dihasilkan melalui e-procurement, suatu proses penangkapan penghematan perlu dibentuk.
Sebagian dari penghematan-penghematan ini dapat dihubungkan dengan bisnis sebagai aktivitas biasa dan sebagian lain untuk e-procurement. Infomasi ini harus dikumpulkan, divalidasi, direkam secara terpusat pada database, dan dilaporkan secara periodik.
Perlu ada suatu petunjuk jelas bagaimana penghematan-penghematan ini akan ditambahkan. Ada risiko bila penghematan-penghematan seperti itu hanya dicatat, penghematan-penghematan tersebut tidak pernah diolah sesungguhnya menjadi manfaat finansial yang berupa barang yang nyata.
Analisis pengeluaran. Sarana analisis pengeluaran memungkinkan pengguna untuk mengolah data pengeluaran untuk menyajikan informasi yang bermanfaat. Secara tradisional, data seperti itu diperoleh dari informasi dalam ERP atau fungsi-fungsi akun yang dapat dibayar. Kualitas data yang melekat dalam transaksi-transaksi e-procurement memungkinkan profesional pengadaan untuk mengakses data ini secara langsung melalui portal mandiri.

2.3.11. E-intelligence.
E-intelligence adalah sebuah istilah kolektif untuk sumber-sumber informasi yang dikumpulkan untuk membantu profesional pengadaan dengan mencari informasi yang diperlukan. E-intelligence akan menggabungkan intelijensi pemasok, masukkan berita, database kontrak, survei penjual, survei kepuasan konsumen, dan data transaksi seperti jumlah retur.







2.4. Keamanan Situs

Pada saat instuisi mengambil keputusan untuk berada (presense) di internet maka reputasi juga akan ditentukan oleh Image di Internet.
Aspek yang tidak kalah pentingnya adalah kemampuan pertahanan situs kita terhadap serangan cracker yang ingin mengacaukan situs. Bayangkan kalau informasi situs ternyata diubah oleh para hacker/cracker betapa malunya yang mempunyai situs , yang lebih memalukan lagi adalah owner dari situs karena kesannya menjadi sangat buruk.
Solusinya adalah dengan cara memohon pertolongan kepada rekan-rekan yang ahli dalam bidang keamanan jaringan internet untuk membantu mengamankan situs yang dimiliki. Ada beberapa servis di internet yang memberikan yang bisa memberikan servis untuk men-chek maupun mengamankan situs yang kita miliki.

2.5. Hukum yang memayungi E-procurement
 Keppres No. 80 tahun 2003
Keppres ini dibuat dengan pertimbangan agar pengadaan barang/ jasa Instansi Pemerintah dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil dan layak bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun dengan manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah dan pelayanan masyarakat, dipandang perlu menyempurnakan ketentuan sebagaimana pelaksanaan pengadaan barang/ jasa Instansi Pemerintah.

Pokok-pokok yang digagas dalam Keppres No 80 tahun 2003 (Agung, 2006) adalah:
1. Menyederhanakan prosedur;
2. Mengurangi ekonomi biaya tinggi;
3. Mempersingkat waktu;
4. Mendorong persaingan usaha yang sehat;
5. Mengefektifkan perlindungan dan perluasan peluang usaha kecil;
6. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri;
7. Menjamin konsistensi ketentuan-ketentuan pengadaan barang/ jasa; dan
8. Mendorong peningkatan profesionalitas pengelola proyek.


Pengadaan barang/ jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip:
a. Efisien,
berarti pengadaan barang/ jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan;

b. Efektif,
berarti pengadaan barang/ jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan;

c. Terbuka dan bersaing
berarti pengadaan barang/ jasa harus terbuka bagi penyedia barang / jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang / jasa yang setara dan memenuhi syarat/ kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.


d. Transparan
berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/ jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/ jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/ jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;

e. Adil/ tidak diskriminatif,
berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan alasan apapun;

f. Akuntabel,
berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/ jasa.

 Inpres 3/2003
Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government (Lampiran I): Strategi 3, huruf d, ”Memanfaatkan teknologi informasi secara optimal” dan Strategi 6, huruf i, ”Melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan realistik dan terukur”
 Inpres 5/2003
Tentang Kebijakan Ekonomi Selama dan Setelah Program Kerjasama dengan IMF: Matriks Program Stabilitas Ekonomi Makro –Rencana Tindak Kebijakan Peningkatan Efisiensi Belanja Negara , berkewajiban mengembangkan dan implementasi e-procurement (Menko Perekonomian, Meneg.kominfo, Bappenas, dan Setneg).


 Inpres 5/2004
Tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi (Diktum KESEBELAS angka 1: Mengamanatkan melakukan kajian dan uji coba pelaksanaan e-procurement (Menko Perekonomian, Menteri Keuangan, dan Meneg. Perencanaan Pembangunan Nasional.

 Perpres 8/2006
perubahan keempat atas Kepres 80/2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pemerintah: Website pengadaan nasional yang dikoordinasikan oleh Meneg. PPN (Bappenas)

 Perpres 20/2006
Tentang Pembentukan Dewan TIK Nasional, salah satu tugasnya adalah menentukan progran Flagship (e-procurement oleh Bappenas/LKPP).

 Undang-undang 11/2008
Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, merupakan paradigma baru dalam khasanah peraturan perundang-undangan RI yang menganut Azas Jurisdiksi Ekstrateritorial dan mengakui Alat Bukti Elektronik sebagai alat bukti lainnya yang diatur KUHAP serta Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan Hukum yang sama dengan Tanda Tangan Konvensional.
2.6. Pengadaan Barang dan Jasa Keppres No 80/2003
Pada pengadaan barang/jasa pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya, pada prinsipnya dilakukan melalui metode pelelangan umum. Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Ada dua tahap proses penilaian pengadaan barang / jasa yaitu tahap Pascakualifikasi dan Prakualifikasi.
Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa setelah memasukkan penawaran.
Pra-kualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa sebelum memasukkan penawaraan.
Macam proses penilaian dari pengadaan barang/jasa secara kon vesioanal yang berlaku selama ini adalah :




2.6.1. Pra Kualifikasi
Pra-kualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa sebelum memasukkan penawaraan.
Proses pelelangaan umum dengan pra-kualifikasi hampir sama dengan proses pelelangan umum pasca-kuaalifikasi, yang membedakannya adalah setelah pengumuman pelelangan dilakukan proses dibawah ini :
1. Ambil dokumen
Dokumen yang diambil adalah dokumen untuk mengajukan pendaftaran untuk menjadi peserta pelelangan, dokumen ini berisikan keterangan-keterangan dari perusahaan peserta lelang.
2. Pemasukan dokumen
Dokumen dimasukkan kembali bersaama persyaaratan yang telah dianjurkan didalam pengumuman pelelangan.
3. Evaluasi dokumen
Evaluasi dokumen yang telah dimasukkan dilakukan oleh panitia yang ditunjukkan instansi penyedia pekerjaan.
4. Penetapan calon pemenang
Dokumen yang telah lolos seleksi ditetapkan sebagai calon untuk mengikuti tahapan-tahapan pelelangan seterusnya.
5. Pengumuman
Calon yang telah ditetapkan diumumkan secara umum.
6. Masa sanggah
Masa saanggah dilakukan dengan memberikan peserta kesempatan untuk menyanggah dari calon peserta pelelangan yang telah diumumkan ,bila tidak ada sanggahan selama waktu yang telah ditentukan maka pelelangan terus dilakukan.
7. Undangan
Peserta yang telah lulus seleksi setelah diumumkan dan tidak ada sanggahan maka diberikan undangan untuk mengikuti tahapan pelelangan seterusnya. Setelah undangan diberikan maka selanjutnya dilakukan proses seperti pada pasca-kualifikasi dengan pengambilan dokumen lelang dan seterusnya proses prakualifikasi sama dengan proses pasca-kualifikasi. Tujuh proses di ataslah yang membedakan proses pasca-kualifikasi dengan pra-prakualifikasi.
Setelah undangan diberikan, selanjutnya akan diproses seperti pada proses pascakualifikasi.




2.6.2. Pasca Kualifikasi
Pasca-kualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa setelah memasukkan penawaran. Proses pengadaan barang/ jasa pelelangan umum dengan pasa kualifikasi yaitu :
2. Pengumuman pelelangan.
Pengumuman dilakukannya diumumkan di instansi penyedia pekerjaan maupun melalui media masa ataupun melalui internet.
3. Pendaftaran untuk menikuti pelelangan.
Pendaftaran dibuka kepada peserta lelang dengan langsung ke instansi penyedia pekerjaan dengan melampirkan syarat-syarat yang seperti Surat Badan Usaha (SBU), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), surat ijin usaha (IUJK/ SIUP/ SIUI / TDP), serta persyaratan lainnya yang diminta oleh instansi penyedia dan semuanya diumumkan pada saat pengumuman pelelangan.
4. Pengambilan dokumen lelang.
Setelah mendaftarkan untuk menjadi peserta lelang, kemudian mengambil dokumen lelang dengan membeli pada instansi penyedia pekerjaan.
5. Penjelasan dokumen lelang (Aanwijzing).
Peserta yang telah terdaftar dikumpulkan pada satu waktu untuk penjelasan dokumen lelang serta bila menginkan peninjauan langsung ke lokasi proyek yang langsung dipimpin oleh panitia pelelangan dari instansi penyedia pekerjaan.
6. Penyusunan berita acara penjelasan.
Pelaksanaan penjelasan dokumen lelang (Aanwijzing) disusun hal-hal yang terkait padanya dalam berita acara penjelasan, sebagai acuan untuk pelelangan tang berisikan perubahan-perubahan dari dokumen lelang setelah Aanwijzing.
7. Pemasukan penawaran.
Setelah Aanwijzing dilakukan, peserta pelelangan memasukkan penawaran dengan dokuumen-dokumen pendukung, seperti Rancangan Anggaran Biiaya (RAB) serta dokumen-dokumen lainnya yang diisyaratkan oleh intansi penyedia pekejaan.
8. Pembukaan Penawaran.
Tahap inilah lelang dilakukan dengan bersama-sama membuka dokumen lelang yang telah dimasukkan. Pembukaan penawaran ini disaksikan oleh semua panitia pelelangan.
9. Evaluasi penawaran termasuk evaluasi kualifikasi.
Evaluasi yang dilakukaan panitia pelelangan dari semua penawaran yang termasuk evaluasi kualifikasi seperti koreksi aritmatik ataupun kewajaran harga yang terdapat pada dokumen penawaran.


10. Usulan calon pemenang
Dari evaluasi yang dilakukaan, terdapatlah usulan calon pemenang yang diambil dari nilai penawaran yang terendah.
11. Penetapan pemenang
Bila calon pemenang yang diusulkan tidak mengalami cacat atau semua persyaratan terpenuhi maka akan ditetapkan pemenang pelelangan.
12. Pengumuman pemenang
Biasanya akan diumumkan 1 (satu) calon pemenang dan 4 (empat) calon cadangan pemenang.
13. Masa sanggah/ sanggahan/ sanggah banding
Waktu untuk memberi kesempatan peserta lelang lain yang tidak puas, apabila terdapat kekeliruan dalam pelelangan maka dilakukan pelelangan ulang.
14. Penunjukkan pemenang
Bial sanggahan yang diberikan peserta pelelangan tidak terbukti ataupun tidak ada sanggahan yang diberikan dan waktu sanngah telah habis, maka penunjukkan pemenang dapat diumumkan.
15. Penandatanganan kontrak
Pemenang yang telah diumumkan dapat melakukan penandatanganan kontrak kepada instansi penyedia pekerjaan dan diberikannnya surat mulai kerja kepada pemenang lelang untuk pelaksanaan pekerjaannya.

2.7. Metoda pemilihan barang/ jasa lainnya
Terdapat beberapa metoda pemilihan untuk penyedia barang/ jasa, yaitu pada pengadaan bersifat barang/ jasa dan pemborong/ jasa lainnya dapat dilakukan dengan metode pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung.


2.8. E-Procurement PU dan LPSE

2.8.1. E-Procurement PU
Pada Departemen Pekerjaan Umum (DPU) telah dikembangkan proses pengadaan barang / jasa secara elektronik atau yang disebut electronic procurement (e- procurement) yang diposisikan secara online di internet dengan nama situs www.eproc.pu.go.id .(Mulyadi, 2005)
Langkah-langkah yang harus dilakukan penyedia barang/ jasa untuk dapat mengikuti pelelangan DPU secara elektronik ini :


a. Lihat paket-paket yang dilelang
Untuk memudahkan proses pencarian alamat pelelangan melalui semi e- procurement (pengadaan barang/jasa dengan elektronik dan manual) ini, penyedia jasa dapat menggunakan modul search sebagaimana penjelasan langkah-langkah di bawah ini :
1. Melalui computer yang terhubung ke Internet (baik melalui jaringan LAN DPU atas akses dial-up ISP/ warnet), bukalah website DPU dengan mengetikkan alamat http://www.pu.go.id pada program browser Internet dan kemudian menekan tombol Enter pada keyboard atau klik tombol Go pada browser.
2. Untuk memasuki Info Pelelangan melalui Semi E- procurement maka front page http://www/pu/go/id lakukan klik ‘Semi E- Procurement’ yang terletak pada kolom Informasi Proyek disisi kanan halaman.
3. Pada tayangan awal Info Pelelangan melalui Semi E- Procurement (seperti pada gambar 5.1), lakukan :
Add gambar
a. Pilih Tahun Anggaran (2002, 2003, 2004, 2005, dan 2006) untuk melihat paket pekerjaan proyek-proyek yang dilelang dengan anggrana pada tahun tersebut.
b. Pilih propinsi untuk melihat paket pekerjaan proyek-proyek yang dilelang/ dilakukan di propinsi tersebut.
c. Pilih Satminkal untuk melihat paket pekerjaan pyoyek-proyek yang dilelang/ dilakukan oleh Satminkal tersebut.
4. Selama belum ada paket yang akan dilelang, maka belum ada pendaftaran pra-kualifikasi. Paket-paket yang akan dilelang dapat dilihat dari tanggal pendaftaran yang masih berlaku, dan progress-nya masih ditahap pendaftaran.

b. Isi User ID dan Password
Setiap akan melakukan kegiatan lihat/ pengisian data untuk paket yang diikuti pada tahap lelang, penyedia jasa harus melakukan login terlebih dahulu. Jika melakukan login maka daftar paket yang ditampilkan adalah paket-paket yang diikuti. Sedangkan jika tidak login maka paket-paket yang ditampilkan adalah semua daftar paket yang dilelangkan.
Jika sudah ada paket pekerjaan yang dilelang dalam tayangan “PENGUMAN PELELANGAN”, maka pilih paket-paket yang diinginkan. Untuk penyedia jasa yang sudah memiliki User ID dan Password dapat langsung isi kolom User ID dan Password dan klik ‘LOGIN’. Contoh : userxx dan pwxx, tampilan situs seperti pada Gambar 5.2.

Add gambar


Untuk penyedia jasa yang belum mendapatkan User ID dan Password dapat memperolehnya secara manual melalui BAPEKIN dengan menyertakan beberapa dokumen ntara lain : fotocopy NPWP, Akte Pendirian, Sertifikat, KTP Direktur Utama, dan Surat Kuasa (jika diperlukan).
Tampilan pertama yang akan dilihat adalah pengumuman pelelangan. Anda dapat mengklik salah satu paket dari kolom “NAMA PAKET” untuk mendaftarkan diri dalam pelelangan paket tersebut.
Untuk melihat pelelangan yang sedang berlangsung , anda dapat klik “PELELANGAN YANG SEDANG BERLANGSUNG”, atau jika anda ingin melihat pemenang pelelangan anda dapat mengklik “PEMENANG PELELANGAN”.





c. Pendaftaran prakualifikasi
1. Klik ‘PENGUMUMAN PELELANGAN’ untuk melihat paket yang masih dalam tahap Pendaftaran. Klik nama paket yang diminati. Keterangan : jika pada tayangan awal “PELELANGAN YANG SEDANG BERLANGSUNG” kolom progress dari suatu paket sudah tahap Longlist, maka pendaftaran prakualifikasi sudah berakhir, pada gambar 5.3.
Add gambar 5.3.
2. Akan muncul tayangan mengenai Paket Pekerjaan . Jika ingin mendaftar, maka klik ‘Pendaftaran prakualifikasi’ atau ikut seleksi prakualifikasi.
Jika akan mengambil dokumen prakualifikasi, klik ‘Dokumen
prakualifikasi’. Klik ‘Kembali’ jika tidak ingin mendaftarkan pada pake tersebut dan kembali ke tayangan sebelumnya.
3. Pada tayangan “PENDAFTARAN PESERTA PRAKUALIFIKASI” isi lengkap form tersebut dengan jelas dan benar.

Data-data yang harus diisi adalah :
a) Tgl. Akte Pendirian. Tgl. Akte Perubahan, NPWP,
b) Kelengkapan Persyaratan Sertifikat: Nomor, Diterbitkan Oleh, Nomor Registrasi, Masa Berlaku, No. Surat Keterangan dalam proses,
c) Klasifikasi Perusahaan : Bidang, Sub Bidang, Lingkup Layanan,
d) Kualifikasi (Grade 2 – 7)
e) No. SIUJK dari Pemda,
f) Nilai Kemampuan Dasar (Diisi untuk pekerjaan menengah/besar), Nama Paket yang dipakai menghitung KD, Tahun Perolehannya, Tgl. Tanda Pembayaran PPN,
g) Kemitraan (diisi jika kolom Nilai Kemampuan Dasar diisi) : Tgl. Surat Kemitraan, Prosentase Kemitraan , Wakil Kemitraan,
h) Keterangan (diisi jika kolom Nilai Kemampuan Dasar diisi),
i) Nama yang mendaftarkan dan Posisinya dalam Organisasi penyedia Jasa.

Jika salah mengisi (misal: Nilai Kemampuan Dasar), maka akan diberikan peringatan untuk memperbaiki isian yang silakukan. Klik ‘Jumlah Peserta yang sudah mendaftar (kualifikasi)’ untuk melihat “DAFTAR PESERTA PRAKUALIFIKASI (LONG LIST)”.


d. Pengembangan Dokumen Prakualifikasi
1. Klik ‘PELELANGAN YANG SEDANG BERLNGSUNG’ untuk melihat progress paket yang diikuti. Jika progress sudah mencapai tahap Long List, maka Dokumen prakualifikasi yang relah diisi dapat dikembalikan melalui semi e-proc.
2. Klik ‘Long List’, maka akan diberikan tayangan berikut ini.
3. Klik ‘Pengembangan Dok. Prakualifikasi’, maka akan ditampilkan tayangan seperti berikut.

Isi kolom “Form Tambahan yang sudah diisi’ dengan cara klik ‘Browse’untuk mencari file prakualifikasi yang telah diisi untuk dikirim. Klik ‘Kirim’, maka file prakualifikasi akan diupload/ dikirim kepada panitia.

e. Lihat Hasil Prakualifikasi & Isi Sanggahan (jika diperlukan)
1. Klik ‘PELELANGAN YANG SEDANG BERLANGSUNG’.
2. Lihat progress dari paket yang diikuti, jika sudah pada tahap Hasil Prakualifikasi, maka dapat dilihat hasil penilaian panitia (lulus/ tidak tidak lulus) dan mengisi Form Sanggahan prakualifikasi.
3. Klik ‘Hasil Prakualifikasi’, maka akan muncul tayangan “PENGUMUMAN HASIL PRAKUALIFIKASI” yang berisi lulus/ tidak lulus (dan alas an) dari setiap penyedia jasa yang ikut.
a.) Untuk kembali ke tayagan sebelumnya, klik “KEMBALI”.
b.) Untuk melihat info rinci yang yang berisi tahapan yang telah berlangsung, maka klik “INFO RINCI”.
c.) Untuk menyanggah keputusan panitia (jika diperlukan), klik “KIRIM SANGGAHAN” atau “SANGGAHAN”.
4. Klik ‘Kirim Sanggahan’ atau ‘Sanggahan’, maka akan ditampilkan tayangan berikut ini dimana Penyedia Jasa dapat menyanggah hasil seleksi prakualifikasi dari panitia dalam kolom sanggahan.
a.) Klik ‘simpan’ untuk menyimpan sanggahan anda, atau
b.) Klik ‘batal’ jika ingin membatalkan isian sanggahan yang anda ajukan dan kembali ke tayangan sebelumnya.
5. Setelah klik ‘simpan’, akan ditampilkan tayangan “Pengisian Sanggahan Prakualifikasi Telah Selesai”. Kemudian klik ‘Kembali’ atau ‘Keluar’.
a.) Untuk kembali ke tayangan sebelumya, klik ‘kembali’.
b.) Untuk keluar dari program aplikasi ini dan menutup windows internet explorer maka klik ‘keluar’.
6. Jika sudah ada jawaban dari panitia, amak pada tayangan “PENGUMUMAN HASIL PRAKUALIFIKASI” akan dimunculkan jumlah penyanggah.
Jika ada sanggahan dari penyedia jasa, maka pada ketengan di kiri bawah akan tertera jumlah perusahaan yang memberikan sanggahan. Klik ‘Penyanggah Perusahaan’ untuk melihat isi sanggahan penyedia jasa dan jawaban sanggahan panitia (lihat tayangan “PENGUMUMAN SANGGAHAN” seperti di bawah ini). Klik ‘kembali’ untuk kembali ke tayangan sebelumnya.
Setelah klik “Penyanggah”, maka akan ditampilkan sanggahan penyedia jasa dan jawaban sanggahan dari panitia. Klik ‘Kembali’ untuk kembali ke tayangan sebelumnya.

f. Lihat Undangan Pelelangan dan Ambil Dokumen Lelang
1. Klik ‘PELELANGAN YANG SEDANG BERLANGSUNG”.
2. Jika progress yang sedang diikuti sudah sampaia tahap Final Short List, maka dapat lakukan langkah ini.
3. Klik ‘Final Short List’, akan ditampilkan tayangan mengundang Penyedia Jasa untuk mengikuti Aanwijzing.
Penyedia jasa dapat melihat sanggahan dan jawaban sanggahan (jika ada) dengan klik “Penyanggah : Perusahaan”.



2.8.2. E-Procurement LPSE
Disamping itu juga ada pelelangan procurement yang diadakan LPSE Sumbar dengan nama situs www.lpsesumbarprov.go.id.
Kedua situs tersebut masing-masing berfungsi sebagai media untuk mengikuti tender online.







2.9. Perbedaan Procurement Konvesional dengan E-Procurement

Tabel 2.7 Komparasi situs e- procurement dengan pelelangan konvensional.

Jelaskan
No Prinsip Perbandingan
Konvensional E-procurement
1 Efesien proses lelang lama proses lelang cepat

2 Efektif kebutuhan yang ditetapkan tidak sesuai harapan. prosedur pelelangan yang telah ditetapkan
sehingga hasil seperti yang diharapkan.

3 Terbuka dan bersaing sering terjadinya KKN sehingga mudah mengubah Prosedur pelelangan yang telah ditetapkan -
prosedur yang ada. dengan proses lelang sama untuk semua peserta

4 Transparan Tertutupnya sebagian ketentuan dan informasi Semua informasi diumumkan di situs
bagi masyarakat luas

5 Adil/tidak diskriminatif Memberikan perlakuan yang beda bagi Akses proses lelang yang sama pada tiap
sebagian calonpenyedia jasa/barang rekanan tidak ada perbedaan terhadap
yang mengarah kepada keuntu-ngan sepihak rekanan yang lain

6 Akuntabel Tidak mencapai sasarang baik fisik, Biaya yang dikeluarkan lebih murah
keuangan maupun manfaat baik untuk
pelaksanaan tugas umum pemerintah
maupun pelayanan masyarakat